“회의 중이세요?”, “자고 있니?”, “식사 중인가?”라고 상대의 상황을 물어본 적이 있을 것이다. 이렇듯 전화통화는 보이지 않기 때문에 목소리로 상대의 상황을 판단하게 된다. 또는 목소리나 말 톤으로 상대의 외모를 상상하거나 성향을 파악하기도 한다.

한 번쯤은 “전화 목소리와 다르네”, “생각보다 부드럽게 생겼네”라는 말을 들어보거나 해본 적이 있을 것이다. 그것은 전화 목소리만으로도 많은 이미지를 줄 수 있다는 뜻이다.

목소리가 좋고 나쁨을 떠나서 말 톤이 강하거나, 전화예절이 없거나, 성의 없는 말투 때문에 상대의 기분을 상하게 했던 경험이 있다면 당장 고쳐라. 작은 실수가 자신의 이미지를 나쁘게 만 들지 않도록 조심해야 한다.

또다시 통화하고 싶지 않은 사람

만나면 그렇지 않은데 전화상으로는 자신에게 뭔가 불만이 있는 것 같아 불편함을 감추지 못하게 만드는 사람이 있다. 이런 사람과는 아주 중요한 사항이 아니라면 전화통화를 하는 것이 꺼려지게 된다.

“그 사람은 너무 말투가 딱딱해서 통화하기가 불편해요”, “그 사람과 전화하고 나면 기분이 나빠요”라는 생각이 들게 하는 사람이 있다. 무성의한 답변, 같은 질문의 반복은 듣는 사람에겐 자신이 무시당하고 있다는 오해를 하게 만들 수 있다.

얼굴을 마주 하지 않고, 표정을 알 수 없는 전화통화는 목소리로만 감정을 전달하기 때문에 특별히 업무 관련 전화라면 걸 때나 받을 때나 신경을 더 써야 한다.

생생한 현장 중계는 곤란해

식사 중에 전화를 받거나 자다 일어나 목소리도 가다듬지 않고 전화를 받아 자신이 무엇을 하고 있었는지를 상대가 빤히 알게끔 하는 사람이 있다.

친한 관계라면 이해하며 “밥 먹는 중이구나?”, “방금 일어났구나?”라며 말을 주고받겠지만 비즈니스 관계라면 무척 당황하게 된다. 전화를 받을 때는 목소리를 가다듬고 자신의 사적인 상황이 전달되지 않도록 주의해야 한다.

듣기만 하고 대답 없는 너

대면해 말을 주고받을 때는 대답을 안 해도 표정으로 듣고 있다는 것과 긍정, 부정을 느낄 수 있다. 그러나 음성 통화는 얼굴 이 보이지 않으므로 말없이 듣기만 하면 상대의 말을 무시한다는 인상을 주어 오해를 살 수 있다.

대면할 때보다 더 주의하여 듣고, 상대의 말에 곧바로 답을 주고, 상대가 말을 길게 할 때엔 중간마다 “네, 네”라고 대답하여 전화가 끊기지 않았음을 알리자. 그것이 전화로 소통을 이루는 올바른 방법이다.

먼저 끊지 마라

아직 할 말이 남아 있는데 상대가 전화를 끊어버려 불쾌했던 경험이 있을 것이다. 개인적인 관계에도 불쾌한데 비즈니스 관계라면 그 감정은 더할 것이다. 상대와 대화가 다 끝난 것을 확인하고 마지막 인사를 나눈 후에도 상대가 먼저 전화를 끊은 후에 통화 종료 버튼을 누르도록 해야 한다.

상대가 나를 알고 있다는 착각

상대가 전화를 받자마자 “난데”, “저예요”라고 말하며 대화를 시작하지 말자. 발신자의 번호가 찍히는 휴대전화일지라도 전화기에 만약 전화번호가 저장되어 있지 않다면 발신자가 누군지 모를 수도 있다. “안녕하세요? ○○입니다”, “잘 지냈지? 나 ○○이야”라고 인사를 먼저 건네고 나서 용건을 말하자.

메모하면서 듣고 있다는 정성 보이기

아무리 기억력이 뛰어나다 해도 전화한 상대는 전화를 받는 사람의 능력을 알 수 없는 법이다. 따라서 전화상으로 업무에 관해 이야기할 때는 상대가 한 말을 따라 말하면서 지금 메모하고 있다는 인상을 전달하는 게 필요하다. 그리고 메모한 내용을 다시 확인하는 것도 중요하다. 신중한 사람이란 인상은 비즈니스 관계에서 신뢰를 높이는 방법이 된다.

긍정적이고 밝은 목소리는 전화 예절만큼이나 중요하다. 대면하지 않고 목소리로만 정보와 감정을 전달하는 전화는 오해를 낳거나 불쾌감을 느끼게 해 소통을 이루지 못하게 할 수 있다. 따라서 최대한 밝은 목소리와 긍정적인 답변을 하도록 애써야 한 다. 그런 습관과 예절이 상대에 대한 배려이며 자신의 인상을 좋게 남기는 방법이다.